Copie Complete degli Archivi Comunali

[Webbina]

Ciao a tutti!

Facendo ricerche genealogiche mi chiedo se esistano copie COMPLETE degli Archivi Comunali presso qualche altro ente in Italia (Ministero degli Interni?). Sono andata presso l'Archivio di Stato della mia provincia ma purtroppo possiede solo parte degli atti (ben pochi) mentre l'Archivio Centrale dello Stato mi ha risposto che loro assolutamente non gestiscono archivi anagrafici. Potete chiarirmi questo fatto?

A volte sarebbe utile poter contare su altri archivi quando magari il personale di qualche Comune non è molto disponibile a trovare i documenti.

Salutoni

[Luca.p]

In teoria una copia di tutti i registri di Stato Civile dovrebbe essere conservata presso il Tribunale competente per territorio. Dico in teoria perché poi nei tribunali questo tipo di registri sono tra gli ultimi loro pensieri, per cui nessuno sa bene dove siano. Sempre in teoria dovrebbero essere stati riversati all'Archivio di Stato, ma visto che hai già guardato ...! Il problema è che di solito vengono riposti in scantinati umidi dove si distruggono pian piano, e quando è ora di portarli all'Archivio di Stato ne è sopravvissuto uno su dieci!
Ma in Comune non hanno niente? O hai solo paura di affrontare i "laboriosisimi" impiegati comunali?

Comunque benvenuta nel forum.
Luca

[Webbina]

Davvero è tutto qua? Quindi se gli Archivi Comunali vanno distrutti per cause accidentali, tutto va perso? Ma non credo, non è possibile. Poteva accadere in epoche passate ma adesso penso abbiamo provveduto alla loro conservazione COMPLETA in qualche modo.

In Comune ho fatto la richiesta due volte in due anni diversi e la risposta è stata negativa e non ho potuto consultare di persona i registri, non mi è stato permesso. Siccome che per logica gli atti che cerco dovrebbero esserci per davvero, penso che in realtà la ricerca non sia stata svolta bene. Non potendo continuare ad insistere con la stessa persona, volevo sapere se potevo aggirare l'ostacolo consultando un altro archivio, oppure un'idea sarebbe anche quella di trovare prima il registro parrocchiale e con quello tornare al Comune (sperando che in parrocchia sia reperibile, ma cmq ho bisogno dell'atto civile che presenta maggiori info rispetto a quello religioso).

Grazie Luca, felice di stare tra voi.

[Luca.p]

Per curiosità: che tipo di certificato hai chiesto, e a che periodo si riferisce?
Luca

[Webbina]

Per curiosità: che tipo di certificato hai chiesto, e a che periodo si riferisce?
Luca

Due atti di morte, una avvenuta prima del 1893, e un'altra tra il 1896 e 1902, non so le date precise. Pare che il controllo sia stato fatto anche nei registri dei decennali e che non ci siano (decennali??? ogni anno ha il suo bel registrone - in un altro Comune ho verificato che ci sono 3 libroni per anno corrispondenti rispettivamente alle nascite, matrimoni e morti e ognuno dei 3 ha il suo indice a fine volume).

So che l'Archivio del Ministero degli Esteri possiede i documenti versati dai Consolati esteri, quello del Ministero degli Interni non conserva gli atti italiani?

[Luca.p]

So che l'Archivio del Ministero degli Esteri possiede i
documenti versati dai Consolati esteri, quello del Ministero degli
Interni non conserva gli atti italiani?

Non credo, però lascio la risposta definitiva a qualche altro forumista.
Questa data di morte che tu cerchi è di un tuo antenato? Non sai in quale cimitero sia stato sepolto? Perché anche se non ci fosse più fisicamente la tomba ci potrebbe essere il registro delle tumulazioni. Se non sai dove è stato sepolto, potrebbe essere morto anche in un altro Comune rispetto a quello di nascita e a questo punto potrebbe anche avere ragione il "solerte impiegato".
Comunque, riguardo ai decennali, sono l'unico strumento che usano gli ufficiali di Stato Civile per fare ricerche: se, per qualunque motivo, il nome che cerchi non è lì per loro non esiste. Prova a parlare con il dirigente del Comune che sovraintende allo Stato Civile (è sicuramente diverso dalla persona che trovi allo sportello) per vedere se ti può autorizzare a controllare di persona gli indici alla fine dei registri che riguardano il periodo che ti interessa: se non hai qualche "spintarella" è difficile che lo faccia, ma magari, se riesci a commuoverlo, parla con l'impiegato e ti fa assistere durante la ricerca. Se proprio non riesci ad ottenere nulla prova con le maniere forti: manda una raccomandata r/r nella quale chiedi che venga effettuata questa ricerca e chiedendo una risposta scritta, anche se negativa. Da qualche parte in questo forum ci sono dei topic che trattano questo argomento con i riferimenti di legge che obbligano l'Ufficiale di Stato Civile a svolgere la ricerca che viene loro richiesta; ma è un po' l'estrema ratio, di solito si ottiene di più con il dialogo.
Luca

[wishyou]

Riordiniamo un pò l'idee.
1) Competenze.
A livello teorico l'ufficiale d'anagrafe e quello dello stato civile sono due entità diverse, non coincidenti come compiti (se uno è ufficiale d'anagrafe non lo è automaticamente dell stato civile).
Lo stato Civile dipende dal Ministero di Grazie e Giustizia, l'Anagrafe dal Ministero degli interni.
2) Conservazione.
Come già detto una copia dei registri di Stato Civile rimane al Comune, l'altra va al Tribunale di competenza per territorio. Essi NON sono consultabili dal pubblico, ma possono essere richiesti certificazioni o copie integrali di singoli atti, in quest'ultimo caso solo su richiesta di persona interessata (intendesi parente stretto). Il fatto che LDS abbia delle copie microfilmate di registri di stato civile NON è autorizzato (e non potrebbe esserlo comunque) e, se qualcuno si sveglia, potrebbe creare dei problemi all'organizzazione.
Dell'Anagrafe esiste solo una copia presso il Comune. I cartellini delle persone cancellate per morte o emigrazioni sono conservati nell'archivio comunale. Il Ministero degli Interni non ne possiede copia. Fino a una quindicina di anni fa un incendio poteva creare grossi problemi di ricostruzione degli archivi, ora con informatizzazione generalizzata (anche se certi programmi fanno letteralmente pena) delle Anagrafi il problema è minore.
3) Consultazione.
Come detto, salvo chiusura di occhi (che comunque può portare a conseguenze penali all'Ufficiale addetto) i registri ed i cartellini anagrafici non sono consultabili. Ne può essere solo richiesta una certificazione (e con dati limitati).
4) I Decennali
Sono uno strumento abitualmente utilizzato dagli Ufficiali di Stato Civile per le ricerche. Contengono, in ordine alfabetico, l'elenco dei nomi degli atti di nascita o morte o matrimonio di un decennio. Però, per quanto riguarda i decennali dell'800 e primo 900, spesso e volentieri non sono precisi e possono mancare nomi o, peggio, possono essere sbagliati (per es.Rossi Maria invece di Rossi Francesca). Quindi è possibile che la ricerca nei decennali dia esiti negativi perchè i dati sono imprecisi.

Il consiglio che ti posso dare è andare in parrocchia, cercare con sacra pazienza gli atti che ti interessano e portare le date esatte all'impiegato, in modo che faccia la ricerca direttamente sul registro e non sul decennale.

[Cidue]

Competenze:
Con il DPR 396/2000 Anagrafe e Stato Civile dipendono dal Mininterno.
Conservazione:
Il secondo registro originale veniva depositato presso il Tribunale competente. Dopo il 396/2000 viene gestito come archivio informatico e in ogni caso depositato presso la Prefettura.
I registri depositati presso i Tribunali, per Legge, venivano versati (per motivi vari non sempre avveniva) ai competenti A.S. dopo 40 anni. La circolare del Ministero di Grazia e Giustizia del 16 marzo 2001 n° 1827 “suggerisce” --“Per quanto riguarda i registri e gli atti depositati presso le cancellerie dei tribunali e i fascicoli custoditi presso le procure generali, gli stessi, per ragioni di funzionalita' organizzativa, devono continuare a restare nei rispettivi uffici giudiziari dove attualmente si trovano. Cio' consentira' agli uffici giudiziari di potere all'occorrenza rilasciare, nei casi consentiti, gli estratti, i certificati e le copie conformi degli atti conservati presso tali uffici. ”

Le copie integrali, dopo 70 anni dalla formazione dell’atto, possono essere richieste da chiunque ne faccia richiesta (parente o non parente).

Non credo proprio che LDS abbia inviato presso i Tribunali o Archivi di Stato gli operatori a microfilmare i registri senza le autorizzazioni del Ministero di Grazia e Giustizia, del Ministero dei Beni Culturali, dei Direttori degli Archivi di Stato e dei Presidenti dei Tribunali stessi. Non sono così sprovveduti.

Cidue

[Webbina]

Quante informazioni, ora mi è tutto più chiaro.

In questo caso ci sono due opzioni:

- riprovare al Comune solo se prima ottengo copia degli atti parrocchiali di morte del mio trisavolo (padre del mio bisnonno) e moglie, così ho la certezza del Comune di competenza, ho la data esatta ...... Carta canta ...... e la "c-a-r-a impiegata" nonostante gli indici dei decennali dovrà metterci un pò più di impegno e prendere il registro dell'anno giusto (che non si affatichi troppo! ).

- e/o fare richiesta al Tribunale e verificare se ancora hanno la seconda copia degli atti ed eventualmente se trasferita poi alla Prefettura visto che nell'Archivio di Stato non c'è (con l'occasione controllo anche se hanno conservato copia del passaporto del mio bisnonno).

Certo che ogni Comune ed in generale ogni Archivio segue le sue proprie regole (personali?) a fronte della stessa legge nazionale vigente: all'opposto, in un altro Comune della provincia di Frosinone, è bastato chiedere e mi hanno dato via libera alla consultazione di tutto l'Archivio, non ho affatto considerato i decennali ma andavo direttamente a verificare gli anni in questione e se non trovavo qualcosa, mi veniva data spiegazione e relativa soluzione. Eh quando si dice ... non son tutte rose e fiori!

Ringrazio davvero tutti per l'aiuto! Siete molto competenti.

Abbracci :aplauso:

[Luca.p]

In questo caso ci sono due opzioni:

- riprovare al Comune
- e/o fare richiesta al Tribunale

E non dimenticare i registri delle tumulazioni del Cimitrero dove ritieni che possa essere stato seppellito il tuo trisavolo.
Buon lavoro.
Luca

[wishyou]

Per Cidue: Sì, giusto, sono rimasto alle vecchie disposizioni (un pò di ruggine...)

Sulle copie integrali, a suo tempo, c'erano direttive chiare di fornirle solo in caso di accertata parentela

"Non credo proprio che LDS abbia inviato presso i Tribunali o Archivi di Stato gli operatori a microfilmare i registri senza le autorizzazioni del Ministero di Grazia e Giustizia, del Ministero dei Beni Culturali, dei Direttori degli Archivi di Stato e dei Presidenti dei Tribunali stessi. Non sono così sprovveduti."

Mah, io non so come possa essere andata, ma la cosa mi lascia a dir poco perplesso. Dai microfilm in loro possesso (solo di un certo periodo e solo di qualche provincia) sembrerebbe che abbiano usufruito di copie presenti nell'Archivio di Stato. Ne deduco (deduzione=penso che sia successo così) che abbiano richiesto "solo" l'autorizzazione a quel specifico Archivio di Stato e che questo lo abbia dato con "leggerezza". Anche perchè, se fosse così "semplice", avrebbero i registri di tutti gli Archivi di Stato.
So inoltre che hanno ricevuto dal Ministero dei chiari "no" anche di recente (in provincia di Verona), con la motivazione che copie degli archivi possono essere depositate solo nei luoghi deputati e no altrove,
che poi è stata la stessa risposta che ho ricevuto qualche tempo fa (digitalizzazione dei registri di un comune in cambio mi sarei tenuto una copia dei registri dell'800),
Quindi, ripeto ed a mia opinione, se qualcuno si sveglia (cosa ipotetica, per fortuna) potrebbero avere dei problemi.

[Giovanna Maria]

Ciao Webbina,
vorrei aggiungere alle numerose ed utilissime informazioni che hai già ricevuto da Lucap, Cidue e Wishyou che talvolta le impiegate con poca esperienza non sanno che per gli atti di morte i registri decennali possono essere due: uno nel quale sono trascritti gli atti di coloro che sono deceduti in casa propria e uno per i decessi avvenuti in ospedale o in case di cura. Nel mio comune per lo meno è così.

Pur condividendo la maggior parte delle opinioni a riguardo, e soprattutto quella, inespressa ma aleggiante nell'aria, secondo la quale ogni angolo amministrativo del territorio italiano si comporta come meglio crede, vorrei precisare che gli operatori LDS con i quali ho parlato mi hanno detto di aver lavorato, per quanto riguardo il mio comune, sulle copie depositate nell'archivio del tribunale, previo permesso scritto del Presidente del Tribunale stesso rilasciato con autorizzazione del Prefetto. E' chiaro che se il presidente di un tribunale o un prefetto o un questore o il responsabile del ministero per motivi di sicurezza o di ordine pubblico non autorizzano la riproduzione, essa non può avvenire.
In questo caso sono certa che avessero dei permessi ufficiali. Oggi in un tribunale è più facile far entrare una vanga piuttosto che una macchina fotografica.
Se poi hanno microfilmato registri anagrafici o di stato civile in possesso di archivi di stato, si tratta di documenti precedenti l'unità d'Italia, e in questo caso effettivamente concedere o negare un consenso dipende dal direttore. Nessun archivio di stato è comunque autorizzato a conservare registri di anagrafe e stato civile successivi all'istituzione ufficiale di questi uffici presso i relativi comuni.
Inoltre la chiesa mormone non possiede la microfilmatura di tutto quanto conservato nei vari archivi di stato per diversi motivi: coloro che svolgono tale opera sono volontari e non ricevono stipendio per fare questo lavoro; occorre moltissimo tempo e un'attrezzatura costosa per riprodurre pagina dopo pagina migliaia di registri; molti archivi di stato e archivi comunali sono in fase di copiatura e fintanto che la copiatura non sarà completata non sarà neppure disponibile; non tutti gli archivi di stato, ahimè, conservano documentazione storico-anagrafica utile allo scopo della ricerca genealogica
Ciao
Giovanna

[wishyou]

"non sanno che per gli atti di morte i registri decennali possono essere due: uno nel quale sono trascritti gli atti di coloro che sono deceduti in casa propria e uno per i decessi avvenuti in ospedale o in case di cura. Nel mio comune per lo meno è così."

Sinceramente non ho mai visto decennali suddivisi per Parte e Serie, mi è capitato piuttosto per ordine alfabetico (decennali dalla A-F, G-P, Q-Z).
E oltrettutto non mi pare un granchè come scelta di suddivisione perchè non corrisponde al concetto di decennale (volume unico per le ricerche).

Per quanto riguarda i permessi di copiatura dei registri in tribunali, prendo atto delle informazioni, ma rimango comunque perplesso.
Anche perchè sono certo che se la domanda la rivolgono ai Comuni il Ministero di Grazia e Giustizia risponde che non si può (logicamente stiamo sempre parlando di registri con più di 70 anni).

[Webbina]

... grazie Giovanna ... a proposito, parlando delle copie depositate presso il Tribunale (parlo sempre per gli atti di stato civile datati prima del 1900), sai se per farne richiesta sono previste procedure particolari per noi semplici ricercatori/trici? Qualcuno ne ha esperienza?

[Giovanna Maria]

Cara Webbina, purtroppo non ho mai avuto necessità di consultare il materiale conservato in Tribunale e quindi non conosco la normativa per la richiesta. Solitamente gli impiegati comunali hanno sempre gentilmente verificato i decennali a loro disposizione dal 1866 e mi hanno risparmiato questa ulteriore fatica! Proverò a sentire un mio vecchio compagno di università oggi cancelliere.
Gentile wishyou, sono stati proprio gli impiegati dello stato civile del mio comune ad informarmi della divisione dei registri in quel modo, peraltro il motivo era che non riuscivano a trovare un atto di morte che sicuramente doveva esserci perchè risultava in parrocchia, ma misteriosamente non compariva in comune. Effettivamente lo hanno poi rintracciato con una ricerca più accurata. Potrebbero avermi contato una balla per coprire una eventuale incompetenza? Forse, ma la loro disponibilità in altre occasioni mi fa pensare che non ci fosse motivo di farlo. Più probabilmente penso che nei primi anni della creazione dello stato civile italiano siano state applicate modalità leggermente differenti da una città ad un'altra. Per questo ho sottolineato che ciò è successo nella mia città sottintendendo che forse potrebbe essere capitato da altre parti e che magari non tutti i dipendenti conoscono il materiale a loro disposizione nella sua interezza.
Buona navigazione a tutti
Giovanna Maria